المسمى الوظيفي: موظف مشتريات

مدة التعاقد: عقد مشروع محدد المدة.

الواجبات والمسئوليات المحددة:

1. التقيد الدقيق بسياسات الشراء وفقاً لما نصت عليه هذه السياسات.
2. تحضير كراسات العطاءات لعمليات التوريد والتحقق من استكمالها للمتطلبات الفنية والإدارية.
3. وضع استراتيجية خاصة بالمشتريات بالتشاور والتنسيق مع الشؤون الإدارية والمالية ودائرة البرامج والمشاريع.
4. مراجعة العقود السنوية والتوصية بتجديدها أو طلب عروض جديدة.
5. إعداد وتطوير قاعدة معلومات عن مشتريات المؤسسة من الأصناف المختلفة بما يشمل الأسعار والاحتفاظ بها لآخر ثلاث سنوات لإجراء المقارنة.
6. تحضير قائمة بالأسعار التقديرية لكل عطاء مقارنة مع الموازنة ومع الأسعار المعروضة.
7. المساهمة في تزويد دائرة البرامج والمشاريع بالأسعار التقريبية لعمليات التقدير في المشاريع الجديدة.
8. إعداد تقارير عن فوائض / عجوزات الموازنة بناءاً على عمليات الشراء الفعلي.
9. المشاركة في إجراء عملية تقييم للموردين بعد كل عملية شراء.
10. الاحتفاظ بسجل الموردين المعتمدين وتحديثه كل ثلاثة شهور.
11. استقبال الموردين وتوجيههم الى الجهة المحددة لبيع نسخ العطاء.
12. استقبال الاستفسارات من الموردين والرد عليها في أثناء التناقص.
13. استقبال العروض حسب شروط العطاء.
14. ارسال اعلانات العطاءات المطروحة الى الصحف المعتمدة.
15. حضور جلسات فتح وترسية العطاءات.
16. تبليغ الفائزين والإعتذار من الآخرين.
17. تبليغ الموردين حال الإتفاق على فتح باب التفاوض.
18. تحرير محضر فتح العطاءات وأخذ التواقيع عليها والإحتفاظ بنسخ منها.
19. الإحتفاظ بنسخ العطاءات الأصلية.
20. التأكد من وجود المشتريات المطلوبة بضمن الخطة.
21. التاكد من استيفاء طلب الشراء للمصادقات اللازمة .
22. تزويد أعضاء اللجان بنسخ من العطاءات.
23. الإحتفاظ بنسخ من اتفاقيات التوريد المختلفة.
24. مراجعة أداء الموردين أثناء عملية التوريد.
25. دراسة التعديلات المطلوبة على العقود الموقعة وتقديم التوصية الى الجهة والمفوضين بالتوقيع.
26. توجيه طلبات إلغاء العقود مع التفسيرات الكاملة.
27. التأكد من إغلاق العقود في الدوائر المعنية واستلام ما يفيد ذلك.
28. استلام العينات وتحويلها الى الفحص واستلام نتائج الفحص.
29. تنظيم محضر بالعينات المودعة لدى المؤسسة والمعادة الى أصحابها أو التي ستحول الى الأتلاف النهائي .
30. تنفيذ اي اعمال اخرى لها علاقة داخل المؤسسة.